Seis conceptos relevantes sobre facturación electrónica por aprender

La factura electrónica:

  • ¿Qué es?

Es un comprobante que debe de ser “generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio”.

  • ¿Quién debe usarla?

Todos los contribuyentes que vendan bienes y servicios. Actualmente, solo deben usarla ciertos negocios y personas físicas, pero llegará a ser obligatoria para todos.

  • ¿Cómo se usa?

Es necesario contar con un programa especial para enviar las facturas. Además, debe registrarse ante la DGI como emisor-receptor de las facturas.

  • ¿Cuándo debe usarse?

Puede empezar a utilizarla desde ya de forma voluntaria. No obstante, las empresas deberán emitirla de forma obligatoria cuando la DGI las notifique.

  • ¿Por qué debe emplearse?

El Ministerio de Hacienda busca mejorar la recaudación y contar con información directa de los contribuyentes. Adicionalmente, su empresa podrá ahorrarse ciertos gastos y simplificar procesos.

  • ¿Qué cuidados hay que tener?

Verifique que su programa de facturación cumpla con los requisitos de la DGI, pues usted es el responsable ante las autoridades. Recuerde conservar por cinco años los comprobantes digitales y ser ordenado.

  • ¿Cuáles serían las consecuencias si se negara a usarla?

Pueden sancionarle con una multa equivalente a dos salarios base. Si reincide, pueden cerrar su negocio u oficina.

  • ¿Cómo funciona a nivel técnico la factura electrónica?

En resumen, cuando el vendedor realiza la venta y emite la factura, su software va a generar el comprobante electrónico, que se enviará primero al sistema de la DGI y luego al correo electrónico del comprador.

Los beneficios de la factura electrónica:

  • Se simplifica el proceso administrativo y contable.
  • Ya no se requerirá tener un talonario de facturas, que está expuesto a que se moje o se extravíe.
  • Ahora quedará un registro electrónico.
  • La empresa no debe incurrir en tantos gastos de papelería, ni en el pago a una imprenta por la emisión de facturas.
  • Se genera un menor impacto sobre el medio ambiente.
  • Se reducen los costos por concepto de mensajería.
  • El cobro es mucho más fácil al mandar la factura de forma electrónica.
  • Los sistemas de facturación permiten generar datos útiles para la empresa.
  • Puede enviarle las facturas de forma electrónica a su contador, sin necesidad de desplazarse a donde este se encuentra.
  • El cliente se ve beneficiado al tener la factura de forma inmediata y en su correo electrónico.

Seis conceptos relevantes sobre facturación electrónica por aprender

Si quiere enviar y recibir facturas, debe registrarse como emisor-receptor.

Para comprender mejor cómo funciona la factura electrónica,
hay términos que debe entender.
A continuación, destacamos algunos de ellos:

Emisor-receptor de facturas electrónicas:

  • Es una persona física (Juan, Ana) o jurídica (una sociedad) que, tras inscribirse en la Dirección General de Tributación y cumplir con ciertos requisitos, puede emitir o realizar facturas electrónicas. El emisor queda autorizado, a su vez, para convertirse en receptor de facturas electrónicas, lo cual significa que otras empresas y personas físicas pueden enviarle estos comprobantes.

Receptor electrónico-no emisor:

  • Son aquellas empresas que operan bajo regímenes especiales. No venden en el país, pero sí reciben facturas electrónicas, pues le compran a diferentes comercios nacionales. Esto sucede con algunas empresas que operan en zonas francas. Este tipo de receptor también incluye a instituciones de la Administración Pública.

Para anular o corregir una factura electrónica, no se puede alterar el documento original que ya se emitió. Se deben utilizar dos instrumentos: la nota de crédito electrónica y la nota de débito electrónica.

Nota de crédito electrónica:

  • Se usa cuando es necesario disminuir el monto o la cantidad de lo facturado. Este documento solo lo puede emitir el comercio que confeccionó la factura inicial.

Nota de débito electrónica:

  • Se utiliza cuando es menester cambiar la factura porque se tiene que aumentar el monto o la cantidad de lo facturado. Igualmente, solo puede ser realizada por el emisor de la primera factura, es decir, por el vendedor.

Archivo XML:

  • Cuando se envía una factura, se remite un archivo XML. Significa Extensible Markup Language (XML), en inglés. En palabras sencillas, es un lenguaje informático o de programación que posibilita guardar datos y enviarlos. La resolución de la Dirección General de Ingreso explica que “es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet”.

Método de contingencia:

  • Si en algún momento los programas o sistemas que se utilizan para emitir la factura electrónica fallaran, si se va la conexión a Internet, o el sistema de la Dirección General de ingresos quedara inhabilitado, su pyme debe estar preparada y brindar soluciones. Uno de estos métodos es tener facturas físicas (emitidas por una imprenta autorizada) o sistemas computarizados que cumplan con algunos requisitos. La normativa de Hacienda indica que estos comprobantes deben tener la leyenda “comprobante provisional” en la parte de arriba. En la parte inferior deben decir: “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”. Una vez que se restablezca el sistema se deben remitir, tanto a Hacienda como al cliente, los comprobantes electrónicos correspondientes.

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